坐在辦公室里的每一位上班族都很頭疼。問題是整理文件柜。如果平時沒有整理的習慣,在一段半的時間里整理會很麻煩。有些朋友無法開始整理,堆積了很多文件。因此,如果有一個很好的方法整理,對每個人來說都是一件特別愉快的事情。接下來,給大家介紹下桌面文件柜分類技巧和擺放方法,歡迎大家收藏。
一、時間順序
有兩個時間順序,從過去到現在,從現在到過去。通常是現在的文件,過去的底部。例如,今年的文件在頂部,去年的文件在下面。按時間順序分類不會出錯,也不會搞砸。此外,重要文件可以在重要性和時間順序上同時找到。
二、文件柜中的文件應分類和放置
桌面文件柜布置的第二個竅門是,文件柜中的所有文件都要分類和放置,合同中的文件不應與報表放在一起。銷售文件不應與報銷文件混在一起,文件的不同部門不應放在一起,不同的客戶文件和文件不能放在一起。
三、進行必要的編號
整理文件柜最重要的是做好必要的編號,以免數字混淆。根據編號進行排序是一種高效、省時、省力的方法。如果文件柜里有很多文件,你可以再加幾個號碼。例如A1、A2、b1、b2等等。
四、不同顏色標記
桌面文件柜的第四種排列方法是用不同的顏色標記,重要的文件用明顯的顏色標記。同一文件使用相同的顏色,同一類別的文件也可以使用相同的顏色。
五、文件及時整理
文件柜里一定有各種各樣的文件,而且有很多,所以要及時清理整理,也要懂得如何丟棄,一些無用的文件可以扔掉,但是在扔文件看能不能扔掉的時候,不要把重要的文件扔掉!
桌面文件柜的布置不是一天或兩天的事,需要堅持。我今天不能安排。明天會把文件拿來,再把它們弄得一團糟。推薦大家采用
板式文件柜,在整理時要小心,不要粗心,否則就徒勞無功,收拾不起來!